La gestion des centres de santé au Togo, comme dans de nombreux pays d’Afrique, demeure un défi majeur, marqué par des problèmes tels que la lenteur dans la prise en charge des patients, l’inefficacité dans la gestion des données sanitaires, le suivi insuffisant des malades, la mauvaise gestion des consommables et des stocks pharmaceutiques, la prolifération de pharmacies parallèles, le détournement de patients, ainsi que des difficultés à évaluer l’efficacité des différentes unités au sein de ces structures, compromettant ainsi leur rentabilité.
Pour répondre à ces défis, Hector Ablam Kabu Occansey, un jeune togolais a mis au point à travers sa start-up Infinitus, une innovation technologique dénommée Clinicaa. Opérationnelle depuis 2021, et aujourd’hui déployé dans six (6) pays d’Afrique, elle révolutionne la gestion des centres de santé.
Une solution digitale qui facilite le parcours des patients
« J’ai connu Clinicaa quand j’ai amené mon fils en consultation à la clinique César sis dans le quartier Atiégou. En allant le jour-là, ma plus grande crainte c’était les tracasseries entre la caisse et les différentes unités de l’hôpital, mais à ma grande surprise j’avais remarqué que les choses allaient plus vite que d’habitude. J’ai juste payé un bon à la caisse et de l’infirmier, en passant par le médecin et le laboratoire, personne ne nous a plus demandé un papier ni remis un reçu, tout était fait sur ordinateur et tablettes », raconte la jeune maman, Afi Dzagbe.
Tout comme Afi, Madji Kokou, qui a découvert Clinicaa en ce matin de 05 décembre lors d’une consultation au CMS SCHILO à Lomé témoigne : « j’ai été agréablement surpris de constater la rapidité avec laquelle j’ai été pris en charge. Et ce qui m’a le plus impressionné, c’était l’absence de documents papier dans tout le processus, depuis l’accueil jusqu’à ma présentation devant le médecin. Sans paperasse ni tracasserie, je me suis senti un peu soulagé psychologiquement par la prise en charge rapide. Quand j’ai cherché à comprendre, le médecin m’a informé qu’il utilisait un logiciel dénommé Clinicaa ».
Comme le témoigne Afi et Kokou, le logiciel Clinicaa, est une innovation digitale destinée à la gestion des centres de santé et à améliorer le parcours des patients admis quotidiennement dans des hôpitaux. Elle est présentée par son concepteur comme un logiciel de gestion intégrée du type Enterprise Resource Planning (ERP), qui combine en son sein plusieurs modules éclatés en sept petits logiciels qui sont en intercommunication pour assurer la digitalisation de tout le parcours d’un patient admis dans un centre de santé.
Facile d’utilisation, Clinicaa est accessible sur ordinateur ou tablette, avec ou sans connexion internet, selon l’option qu’aurait choisi le centre de santé. De fait, Clinicaa, qui s’adapte facilement à tout type de centre de santé et facilite la communication entre les différentes unités, porte aussi en elle l’espoir de la réponse idéale aux goulots d’étranglement du management dans le secteur de la santé au Togo, comme dans d’autres pays en Afrique, selon le Dr TETE Yayra de la clinique Ephata.
« Clinicaa est un logiciel qui intègre l’admission du patient jusqu’à sa sortie et offre une interface permettant à tous les prestataires de pouvoir travailler avec le but et l’objectif d’asseoir une communication efficiente entre les différentes unités et permettre aussi à l’administration de relever les différents couacs et défis. Je conseillerai Clinicaa à toutes les structures privées comme publiques qui veulent asseoir une bonne gestion. C’est un logiciel performant qui a de l’avenir et qui permettra sans doute de relever les défis du secteur de la santé en matière de management et de gestion », confie-t-il.
Disparition des pharmacies parallèles et hausse des recettes
Clinicaa ne se limite pas à faciliter la prise en charge des patients. Elle constitue pour les centres de santé qui l’adopte, une solution durable pour la hausse des recettes et l’amélioration globale des performances.
« Au-delà de la digitalisation du parcours patient, le problème qu’on a voulu résoudre, c’est la transparence dans la gestion des centres de santé. Mettre la lumière sur toutes les transactions financières et faire en sorte qu’on ait une traçabilité accrue des éléments de gestion du centre de santé », confie Hector Ablam Kabu Occansey.
Mieux, l’utilisation de ce logiciel vient faciliter la gestion aux responsables des centres de santé en leur offrant la possibilité de disposer des données, de prendre rapidement les décisions, et de suivre toutes les actions menées dans différents services de leur hôpital.
« Avant l’acquisition de ce logiciel, en tant que manager, il y avait vraiment un problème de suivi et de contrôle de la gestion des ressources, de coordination et de synchronisation des activités, mais depuis que nous avons Clinicaa, il y a certains constats qui sont déjà flagrants. En témoigne, le problème lié à la coordination et à la synchronisation des activités est résolu ou est en train d’être résolu », confie Dr ASSIH Mandjareou, Directeur du centre hospitalier préfectoral de Tabligbo, une localité située à environ 119 km au sud-est de Lomé.
Ainsi, selon le Directeur de ce premier centre de santé public à utiliser cette solution digitale, Clinicaa permet d’avoir en temps réel, une vue globale de ce qui se fait dans son centre hospitalier.
« Nous faisons désormais très rapidement la triangulation entre ce que nous voyons comme prestations au niveau de la caisse, de la pharmacie, et ça permet de déceler rapidement le problème et le résoudre en même temps. Pour la gestion des ruptures de médicaments et de consommables, pour le moment, nous voyons aussi que le problème est en train d’être résolu », nous raconte-t-il.
D’après Hector Occansey, Clinicaa vient mettre définitivement fin à une vielle pratique appelé « pharmacies parallèles » dans les hôpitaux surtout public par laquelle des agents de santé vendent de manière informelle des produits pharmaceutiques souvent de moindre qualité et mal conservé à certains patients et à prix réduit.
« Notre solution Clinicaa permet de mettre fin à cette pratique qui potentiellement peut aggraver la santé des patients mais mettre à mal la rentabilité des hôpitaux. Tout est désormais contrôlable par le premier responsable de l’hôpital à temps réel », confie-t-il.
Clinicaa, en améliorant la gestion, induit aussi une hausse des recettes financières pour les hôpitaux qui l’adoptent. « Par rapport aux recettes, je peux quand même partager mon constat qui est que les recettes que nous avons commencées à faire avec l’utilisation de Clinicaa sont quand même améliorées par rapport à nos recettes antérieures », indique le Directeur préfectoral de la santé du district de Yoto.
De même, Clinicaa, avec l’automatisation de certaines tâches, vient aussi alléger la tâche aux médecins, au-delà de la réduction des coûts d’investissements d’acquisition de matériel.
« Clinicaa offre une capacité dynamique et mouvante permettant des modifications aisées et adaptées à nos besoins spécifiques de médecine du travail d’une part et même financière par rapport aux exigences ou aux spécificités des sociétés d’assurance maladie. L’autre atout de l’utilisation de Clinicaa, c’est le gain énorme qu’on réalise dans les consommables bureautiques que nous n’avons plus forcément besoin d’acheter », témoigne Dr Eugène KOLANI-SAMBIANI, médecin de travail et responsable de l’unité médicale SAMB.
Une version mobile pour améliorer le suivi des patients
Pour faciliter le suivi des patients, une version Clinicaa Mobile est déployé depuis quelques mois. Elle a pour objectif de permettre un suivi efficace des patients et de leur offrir des soins de qualité.
« L’application mobile offre des fonctionnalités telles que le rappel de prise de médicaments, le rappel de rendez-vous médicaux, la réception des résultats d’examen, l’ordonnance numérique, ou encore l’historique des consultations et des antécédents médicaux, et aussi les paiements digitalisés », explique les concepteurs.
Grâce à Clinicaa Mobile, le patient a aussi la possibilité de gérer un compte famille, pour assurer le suivi médical en cas de besoin des autres membres de sa famille. « Clinicaa Mobile, c’est une application tout-en-un en un seul clic, où le patient peut activer son dossier médical grâce à la technologie Scan & Go, qui permet de scanner un QR Code au centre de soins pour récupérer son dossier médical en entier sur son application mobile », explique Ghalia Berrada Lamine, Experte en croissance des entreprises et co-fondatrice Clinicaa au Maroc.
Une innovation qui fait du bien à l’environnement
Clinicaa au-delà de l’optimisation de la gestion des centres de santé constitue aussi une solution à la préservation de l’environnement. « Notre ERP Clinicaa, via la digitalisation des dossiers médicaux, contribue à la réduction du besoin en ressources papier et ainsi à la sauvegarde des ressources forestières. En effet l’objectif majeur de cet aspect de la digitalisation qu’offre notre outil est la possibilité réelle d’aboutir au Zéro Papier dans les centres de santé », confie Ghalia Berrada Lamine, responsable développement de Clinicaa au Maroc.
De plus, l’application mobile dédiée aux patients, contribue à réduire les déplacements non nécessaires dans les centres de santé tout en ayant accès au suivi médical, ce qui contribue à diminuer les émissions CO2 générées par les moyens de transport utilisés par les patients, et indirectement une réduction aussi de la consommation de l’énergie.
Si certains sceptiques pourraient soutenir que la technologie en soi consomme de l’énergie, Hector Occansey rassure que Clinicaa contribue à une réduction de l’énergie consommer par un centre de santé.
« Grâce à Clinicaa, la dématérialisation des processus et leur centralisation sous un seul système limite le besoin de maintenir plusieurs infrastructures informatiques énergivores, réduisant ainsi l’impact carbone des structures de santé qui adoptent Clinicaa. Aussi, si nous prenons toute la chaine de fabrication des papiers utilisé dans un centre de santé ainsi que les imprimantes et l’encre qui est renouvelé après un temps d’usage, vous pouvez imaginer l’économie d’énergie et d’autres ressources naturelles notamment les forêts et l’eau qui sont et continueront par être préservé avec une adoption par un plus grand nombre de Clinicaa. Nous contribuons ainsi indirectement à l’atténuation du changement climatique », soutient le concepteur de Clinicaa.
Par Charles KOLOU
